Um exemplo comum: um órgão de saúde precisa adquirir equipamentos de videoconferência com urgência, mas um processo de compra direta do zero levaria meses entre pesquisa de preço, edital e homologação, tempo que, muitas vezes, ele simplesmente não tem.
Na administração pública, o processo de compra, por vezes, demanda uma escala de documentações e prazos de publicação e publicidade que, para algumas finalidades, não se justifica em função do tamanho do processo ou da sua urgência.
Para facilitar a gestão da administração, a lei permite que instituições públicas possam comprar produtos que já estejam registrados em ata de registro de preço de outros órgãos, onde já houve a pesquisa anterior de preço e foi identificado que o preço ali registrado está competitivo com o mercado. Dessa forma, o órgão que, nessa ocasião, faz a adesão passa a ser chamado de órgão carona.
Isso pode ser autorizado pelo fornecedor e pelo órgão gerenciador da ata, se nela já houver a permissão prévia para que outras instituições façam adesão (carona) a essa ata, permitindo a compra de forma mais rápida. Como isso funciona na prática: um órgão que emitiu uma ata de registro de preço deixa, previamente, em seu processo, autorizado que outras instituições da administração poderão fazer carona naquele processo.
Na situação em que a ata já está definida, o órgão demandante dessa carona irá comunicar o fornecedor e o órgão gerenciador da ata sobre seu interesse naquela contratação.
Perante a lei, a carona pode ser feita no limite de 50% dos quantitativos da ata de registro de preço. Ou seja, uma ata que tenha mil peças de um determinado produto permite que a instituição que deseja fazer a carona compre até 500 peças em uma única contratação.
Essa compra também precisa ter a autorização do fornecedor, pois, em função do local de entrega, quantidade de estoque, custos operacionais e tributários, a eventual compra através de carona pode não ser adequada para aquele fornecedor, que pode ter um estoque limitado ou estar em uma situação fiscal diferente para o fornecimento da carona em comparação com o fornecimento ao demandante inicial.
Tendo todos os participantes desse processo dado a devida anuência, o órgão interessado vai proceder com o andamento do processo e empenhar a compra.
Por muitas vezes, participei e pude auxiliar instituições e órgãos que estavam com demanda em atraso em função do fim do exercício anual, e que, se fossem iniciar um processo de compra direta, iriam demandar um tempo maior do que o disponível para a execução do processo. Pude indicar atas de outros órgãos das quais eu era o fornecedor registrado, e a compra pôde acontecer em um prazo muito reduzido.
Ter o diálogo da administração pública com os fornecedores que já são detentores de uma determinada ata permite identificar processos que já estejam em curso e que possam auxiliar, pois a administração pública costuma atuar de forma similar em virtude da amplitude da lei. E o contato com esses fornecedores muitas vezes pode ser o caminho mais rápido para identificar o processo em questão.
É nesse ponto que a carona se mostra mais do que um atalho burocrático. Quando bem utilizada, ela transforma a morosidade natural do processo de compra pública em agilidade real para o cidadão, sem abrir mão da pesquisa de preço e da segurança jurídica que a lei exige.