Recentemente, tenho percebido um grande aumento na busca de órgãos públicos por sistemas de videoconferência. É óbvio que no mercado existem vários modelos e formatos distintos. Um ponto que me chamou muito a atenção é a compra recorrente de sistemas para salas de videoconferência que já possuíam algum sistema instalado. Por vezes, órgãos públicos acabam contratando equipamentos de menor qualidade, capacidade e tecnologia embarcada com o objetivo de buscar um item de menor valor.
No entanto, isso tem se demonstrado cada vez mais contraintuitivo em relação ao que de fato seria bom para o órgão. Por vezes é melhor ter sistemas melhores em menos salas, mas com essas salas mais utilizadas, com mais dinâmica, qualidade de voz e qualidade de imagem. Tudo isso impacta diretamente em um bom sistema, um sistema que traga agilidade. O mercado privado já percebeu isso, e essa virada de chave já é mais consolidada por lá.
O que muitos órgãos não perceberam, ou demoraram a perceber, é que a economicidade que se busca em um estudo técnico adequado está em considerar econômico, para uma determinada instituição, aquele produto que entra em disputa de preço já qualificado quanto à finalidade e ao contexto que o Estudo Técnico Preliminar se propôs a atender. Portanto, é necessário que a análise de qualidade, características e funcionalidades do produto seja de fato bem feita, para que a pesquisa de preço e a disputa se façam entre produtos que tecnologicamente atendam à sua finalidade. O menor preço, sozinho, não é economia para a instituição pública.
A compra de um produto de menor valor, por vezes, obriga o órgão a fazer uma nova licitação no futuro, e deixar o material comprado inicialmente esquecido em uma sala onde ninguém mais quer utilizá-lo, ou até mesmo torná-lo obsoleto, destinado aos materiais inservíveis. Já a contratação de um equipamento de maior qualidade permite que esse material tenha uma vida útil muito maior.
Esse movimento, no setor público, tende a demorar mais para tomar forma, pois necessita que o entendimento sobre a mudança de perfil de aquisição seja discutido por diversas pessoas na cadeia e transformado em documentação de conhecimento. Enquanto isso, o mercado privado se movimenta mais rápido, pois o entendimento passa por um número menor de pessoas, e a definição do novo rumo é feita por gerentes e diretores que, por vezes, tomam decisões sozinhos e conseguem ajustar o rumo de sua instituição com mais agilidade do que um órgão público, que depende de hierarquia e justificativa documental.
Conforme falei, tenho percebido um grande aumento no interesse de órgãos públicos por equipamentos de videoconferência alinhados à tecnologia e à agilidade, como, por exemplo, funções de transcrição apoiadas em uma plataforma central, e sistemas de filtro de voz, pois não é possível ter uma reunião produtiva sem que os dois lados se escutem bem. Ainda há, no ambiente público, um grande número de colaborações em formato híbrido. Órgãos públicos que, no mundo globalizado atual, se comunicam muito, precisam de salas híbridas, ou seja, ambientes onde parte da reunião é feita por equipes e funcionários públicos que estão em sua sede, e parte por participantes externos, por vezes funcionários da mesma instituição, por vezes fornecedores ou entidades diferentes, ou alocados em outro prédio.
Por isso, o ambiente híbrido com qualidade de voz e recursos adicionais, como o compartilhamento de conteúdo, planilhas, apresentações e PowerPoints, faz com que uma apresentação, uma reunião de organização ou um planejamento se tornem muito mais produtivos. O áudio em boa qualidade, a visibilidade do que se fala e o foco no participante que está falando permitem que ambientes muito distantes se tornem extremamente colaborativos.
Acredito que essa mudança veio para ficar, e que a demanda por reuniões presenciais, ou a aceitabilidade de reuniões de baixa qualidade e baixa produtividade, tendem a cada vez mais serem banidas.